Zarządzenie Nr 22/2010

Wójta Gminy Ożarowice

z dnia 22 marca 2010 roku

w sprawie: przyjęcia "Procedury zasad ewidencji i dokumentacji zaangażowania wydatków

budżetowych jednostek budżetowych Gminy Ożarowice"

Działając na podstawie art. 30 ust. 2 i art. 33 ust. 5 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 Nr 142, poz. 1591 z późn. zm.) art. 40 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych /Dz. U. Nr 157 poz. 1240/, Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. z 2006 r. Nr 142, poz. 1020 z późn. zm.)

Wójt Gminy Ożarowice

z a r z ą d z a

§ 1

Wprowadza się "Procedurę zasad ewidencji zaangażowania wydatków budżetowych" stanowiącą Załącznik do niniejszego zarządzenia.

§ 2

Wykonanie zarządzenia powierza się pracownikom merytorycznym Urzędu Gminy oraz dyrektorom i kierownikom jednostek budżetowych.

§ 3

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia z mocą obowiązującą od dnia 1 stycznia 2010 roku.

Załącznik Nr 1

do Zarządzenia Nr 22/2010

Wójta Gminy Ożarowice

z dnia 22 marca 2010 roku

Procedura zasad ewidencji i dokumentacji zaangażowania wydatków

budżetowych jednostek budżetowych Gminy Ożarowice

§ 1

Jednostki budżetowe mają obowiązek bieżącej ewidencji (co najmniej raz w miesiącu) na kontach pozabilansowych poziomu zaangażowania środków budżetowych w celu niedopuszczenia do przekroczenia dyscypliny finansów publicznych w zakresie wydatków budżetowych.

§ 2

Istota zaangażowania

- Obowiązkiem prowadzenia rachunkowości jednostki sektora finansów publicznych jest ujmowanie w księgach rachunkowych jednostki wszystkich etapów rozliczeń poprzedzających płatność dochodów i wydatków, a w zakresie wydatków i kosztów zaangażowania środków.

- Zaangażowaniem środków jest równowartość zawartych umów, porozumień lub wydanych decyzji i innych postanowień, których realizacja spowoduje konieczność dokonania wydatków budżetowych w roku bieżącym lub w latach przyszłych.

- Zaangażowanie wydatków prezentuje różnicę pomiędzy memoriałowym, a kasowym ujęciem wydatków (zaangażowanie poprzedza, jednak powstanie samego zobowiązania.)

- Jest to czynność, na podstawie której kierownik jednostki kształtuje zobowiązania, z których wynika obciążenie planu finansowego jednostki budżetowej w bieżącym roku budżetowym oraz w latach następnych.

§ 3

Rodzaje zaangażowania

Wyróżnia się:

- zaangażowanie rachunkowe, w skutek którego środki budżetowe zostają w planie finansowym przeznaczone na konkretne cele, co pozwala zapewnić indywidualizację wydatku i w związku możliwości wykorzystania zaplanowanych kwot na inny wydatek,

- zaangażowanie prawne, które wynika z zawartych umów o pracę, umów z kontrahentami o wykonanie usług lub dostawę towarów, a także wydanych decyzji.

Skutkiem zaangażowania prawnego jest powstanie długu jednostki budżetowej.

Zaangażowanie prawne występuje najczęściej w postaci aktów administracyjnych, np.:

Ø decyzji o przyznaniu świadczeń z zakresu opieki społecznej

Ø umów o pracę

Ø umów cywilnoprawnych polegających na udzieleniu zamówienia publicznego

W sytuacji, gdy zaangażowanie prawne tworzy dług, musi go poprzedzać zaangażowanie rachunkowe, czyli uwzględnienie środków na dany wydatek w planie finansowym.

Jeżeli prawne zaangażowanie ograniczą się do stwierdzenia długu np. na wskutek postanowienia sądu, to zaangażowanie rachunkowe musi nastąpić po nim (wydatek wynikający z tego faktu powinien zostać uwzględniony w planie finansowym.

Prawne zaangażowanie można utożsamić z pojęciem zobowiązania warunkowego, określonego w prawie bilansowym jako obowiązek wykonania świadczeń, których powstanie jest uzależnione od zaistnienia określonych zdarzeń tj. środków na wydatki ujętych w planach finansowych.

§ 4

Ewidencja zaangażowania

Ewidencja zaangażowania służy do określenia wartości środków finansowych, które muszą być zabezpieczone na pokrycie przyszłych zobowiązań.

W odniesieniu do niektórych wydatków możliwe jest ustalenie zaangażowania na początku roku. Na koniec roku dokonywana jest korekta zaangażowania wydatków do wysokości dokonanych wydatków.

Dotyczy to w szczególności:

- wynagrodzeń osobowych pracowników,

- składek na ubezpieczenia społeczne,

- składek na Fundusz Pracy,

- składek na ubezpieczenie zdrowotne,

- dodatkowego wynagrodzenia rocznego tzw. ,,trzynastki",

- wynagrodzeń bezosobowych,

- odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych,

- dotacji podmiotowych dla instytucji kultury,

- diety radnych, sołtysów,

- wpłat na międzygminne związki.

§ 5

Dokumenty stanowiące podstawę do ewidencji zaangażowania

Za zaangażowanie wydatków odpowiada dysponent środków budżetowych podpisujący umowy, które powodują zaangażowanie środków finansowych.

Dokumentami tymi są:

· umowy o dostawy towarów lub wykonanie usługi płatne w danym roku, wraz z zawartymi aneksami,

· umowy o dostawy towarów lub wykonanie usługi płatne w latach następnych,

· wartość rocznych wynagrodzeń wynikających z zawartych umów o pracę oraz narzuty na wynagrodzenia,

· wartość świadczeń przyznanych na podstawie wydanych decyzji administracyjnych,

· wartość zużytej energii, według wskazań licznika,

· podatki i opłaty administracyjne ,

· postanowienia,

· akty notarialne,

· zalecenia,

· faktury, rachunki za wykonane usługi, dostawy towarów, dla których nie stosuje się ustawy- Prawo zamówień publicznych,

· niezapłacone do dnia sprawozdawczego (faktury nieobjęte wcześniej zawartymi umowami),

· koszty podróży służbowych.

·

W przypadku umów wieloletnich w zaangażowaniu wydatków budżetowych roku bieżącego ujmuje się tylko kwoty obciążające budżet danego roku (kwotę obciążająca lata następne ujmuje się w zaangażowaniu na lata przyszłe).

Do ewidencji zaangażowania w jednostce budżetowej służą następujące konta pozabilansowe:

- Konto 998 - ,,Zaangażowanie wydatków roku bieżącego",

- Konto 999 - "Zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat".

Na kontach pozabilansowych nie obowiązuje zasada podwójnego zapisu. Stosuje się zapis jednostronny.

Na stronie Ma tych kont ujmuje się:

• wartość dostaw, robót i usług wynikających z zawartych umów i złożonych zamówień,
• wartość świadczeń i opłat wynikających z wydanych decyzji postanowień i zawartych porozumień,
• równowartość dokonanych wydatków związanych z operacjami nie poprzedzonymi umowami czy decyzjami i wobec tego wcześniej nie zaewidencjonowanymi na tym koncie, np. wartość drobnych zakupów, usług oraz opłat i kosztów podróży służbowych ( na podstawie miesięcznych zestawień takich operacji),
• zwiększenie lub zmniejszenie uprzednio zaewidencjonowanych kwot zaangażowania.

Na stronie Wn tych kont księguje się równowartość dokonanych wydatków gotówkowych lub bezgotówkowych z rachunku bankowego jednostki w danym roku budżetowym.

Płatności za miesiąc grudzień, które na podstawie stosowanych przepisów mogą być dokonywane w styczniu następnego roku np. składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenia zdrowotne za miesiąc grudzień płatne do 5 stycznia roku następnego, nie ujęte w planie finansowym danego roku budżetowego, nie powinny być zaangażowane w danym roku budżetowym bowiem zaangażowaniu powinny podlegać środki na wydatki ujęte w planie określonym na rok budżetowy.

Na kontach pozabilansowych służących do ewidencji zaangażowania środków należy zachować czystość obrotów. Równowartość zmniejszenia zaangażowania z tytułu anulowania umowy, podpisania aneksu zmniejszającego np. wartość dostawy ujmuje się stornem czerwonym (zapis ujemny).

§ 6

Zaangażowanie a sprawozdawczość budżetowa

Jednostki budżetowe zobowiązane są do ujmowania zaangażowania w sprawozdaniu budżetowym Rb28 S ,, Miesięczne, roczne sprawozdanie z wykonania planu wydatków budżetowych".

W kolumnie ,,Zaangażowanie" wykazuje się obciążające plan finansowy wydatki danego roku budżetowego, sporządzone za okresy kwartalne , tj. stan na 31 marca, 30 czerwca, 30 września i 31 grudnia.

Są to wykonane wydatki oraz podjęte zobowiązania, w tym niespłacone zobowiązania z lat ubiegłych, związane z funkcjonowaniem jednostki budżetowej i wypełnianiem przez nią określonych zadań statutowych.

Kwota zaangażowanych wydatków roku bieżącego nie powinna być niższa od sumy wykonanych wydatków i zobowiązań wymagalnych.

Zaangażowanie w sprawozdaniu Rb 28 S wykazuje się narastająco według stanu na 6 dzień kończący okres sprawozdawczy, na podstawie ewidencji księgowej zaangażowania wydatków budżetowych obciążającej plan finansowy danego roku.

Kwoty wskazane w sprawozdaniach budżetowych muszą być zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej.

Zapisy na kontach pozabilansowych zaangażowania należy okresowo weryfikować i na bieżąco ujmować ewentualne zwiększenia i zmniejszenia zaangażowania, wynikające ze zmian umów.