Zarządzenie Nr 16/2006 w sprawie wprowadzenia Instrukcji organizacji i zakresu dzialania archiwum zakładowego Urzędu Gminy Ożarowice
Zarządzenie Nr 16/2006
Wójta Gminy Ożarowice
z dnia 15 marca 2006r.
w sprawie: wprowadzenia Instrukcji organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego Urzędu Gminy Ożarowice.
Na podstawie art. 33 ust.3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity - Dz.U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 z późn. zmianami) , art. 6 ust 1, art. 33 ust 1 i art.34 ust 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach ( tekst jednolity - Dz.U. z 2002r. Nr 171, poz. 1396) oraz rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania, oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz.U. Nr 167, poz. 1375).
zarządzam, co następuje:
§ 1
Z dniem 15 marca 2006 roku prowadzam " Instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego Urzędu Gminy Ożarowice" stanowiącą załącznik do niniejszego Zarządzenia.
§ 2
Zobowiązuję Kierowników komórek organizacyjnych Urzędu, pracowników na stanowiskach samodzielnych oraz pracownika - archiwistę do postępowania w zakresie tworzonego w Urzędzie Gminy zasobu archiwalnego zgodnego z zapisami Instrukcji.
§ 3
Nadzór nad wdrożeniem Zarządzenia powierzam Sekretarzowi Gminy.
§ 4
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia .
INSTRUKCJA
w sprawie: organizacji i zakresu działania archiwum
zakładowego Urzędu Gminy Ożarowice
Na podstawie art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jednolity Dz.U. Nr 171, poz. 1396 z 2002 roku).
1. Przedmiot instrukcji
Instrukcja określa organizację i zakres działania archiwum urzędu oraz zasady i tryb postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną powstającymi w związku z działalnością urzędu.
2. Określenia użyte w instrukcji
Przez użyte w niniejszej instrukcji określenia rozumie się:
1) jednostka organizacyjna -Urząd Gminy Ożarowice,
2) komórka organizacyjna -referat, samodzielne stanowisko,
3) akta - wszelakiego rodzaju dokumenty, korespondencja, dokumentacja finansowa, księgowa, statystyczna i inna dokumentacja utrwalona sposobem mechanicznym.
4) dokumentacja - materiały archiwalne i niearchiwalne powstające w urzędzie oraz napływające do niego,
5) metr bieżący dokumentacji - ilość dokumentacji, jaka mieści się na 1 mb półki przy ułożeniu dokumentacji przy sobie systemem bibliotecznym, tj. w pozycji stojącej, grzbietem teczki zwrócone do frontu półki,
6) brakowanie - dokonywanie oceny przydatności niearchiwalnej dla celów praktycznych i wydzielenie dokumentacji nieprzydatnej.
3. Podział dokumentacji na kategorie
Dokumentacja powstająca w toku działalności jednostki , z uwagi na wartość historyczną, naukową i praktyczną, dzieli się na materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną.
3. 1. Materiały archiwalne
Materiały archiwalne są to akta wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego, co oznacza, że archiwum zakładowe przekazuje te materiały do archiwum państwowego nie później niż po upływie 25 lat od ich wytworzenia. Do oznaczenia tej kategorii używa się symbolu "A".
Materiałami archiwalnymi są wszelakiego rodzaju akta i dokumenty, korespondencja, dokumentacja finansowa, techniczna i statystyczna, mapy i plany, fotografie, filmy i mikrofilmy, nagrania dźwiękowe i wideofonowe oraz inna dokumentacja bez względu na sposób jej wytwarzania, mająca znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej. Materiały archiwalne stanowią część składową narodowego zasobu archiwalnego, są przechowywane wieczyście i nie mogą być zniszczone.
3. 2. Dokumentacja niearchiwalna
Dokumentacją niearchiwalną określa się dokumentację inną niż wymieniona w podpunkcie 3. 1., nie stanowiącą materiałów archiwalnych.
3. 3. Oznaczenie kategorii dokumentacji
Stosuje się następujące oznaczenia kategorii dokumentacji:
1) symbolem "A" oznacza się kategorie dokumentacji stanowiącej materiały
archiwalne,
2) symbolem "B" oznacza się kategorie dokumentacji niearchiwalnej, z tym że:
a) symbolem "B" z dodaniem cyfr arabskich oznacza się kategorie dokumentacji o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu; okres przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od 1 stycznia roku następnego po utracie przez dokumentację praktycznego znaczenia dla potrzeb urzędu oraz dla celów kontrolnych. W szczególnie uzasadnionych wypadkach archiwum państwowe może dokonać zmiany kategorii tej dokumentacji uznając ją za materiały archiwalne kat. "A".
b) symbolem "Bc" oznacza się kategorie dokumentacji posiadającej krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która po pełnym jej wykorzystaniu jest przekazywana na makulaturę. Likwidację można przeprowadzić w komórce organizacyjnej nie przekazując dokumentacji do archiwum zakładowego, jednak za zgodą pracownika prowadzącego archiwum w porozumieniu z AP.
c) symbolem "BE" z dodaniem cyfr arabskich oznacza się dokumentację, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega ekspertyzie ze względu na jej charakter, treść i znaczenie. Ekspertyzę przeprowadza właściwe archiwum państwowe, które może dokonać zmiany kategorii tej dokumentacji. Zmiana kategorii może wiązać się z uznaniem dokumentacji za materiały archiwalne kat. "A"
3) Szczegółowy podział dokumentacji na kategorie i okresy jej przechowywania reguluje rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319 z późniejszymi zamianami).
4. Terminy przechowywania dokumentacji w archiwum zakładowym:
Archiwum zakładowe przechowuje:
a) materiały archiwalne kat. "A" które przekazuje się do Archiwum Państwowego nie później niż po upływie 25 lat od ich wytworzenia, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375).
b) dokumentację niearchiwalną kat. "B" przez okresy ustalone w rzeczowym wykazie akt zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych ( Dz. U. Nr 112, poz. 1319 z późniejszymi zmianami).
5. Organizacja archiwum
Urząd posiada jedno archiwum zakładowe, którego usytuowanie w strukturze
organizacyjnej określa regulamin organizacyjny jednostki.
6. Lokal archiwum i jego wyposażenie
6.1. Pomieszczenie archiwum
Lokal archiwum zakładowego posiada:
1) pomieszczenie służące do przechowywania materiałów archiwalnych,
2) pomieszczenie służące do przechowywania dokumentacji niearchiwalnej.
6.2. Wyposażenie i zabezpieczenie archiwum
Lokal archiwum zakładowego mieści się w dwóch pomieszczeniach budynku urzędu i jest wyposażony w :
1) metalowe drzwi z 1 zamkiem i aluminiowo-plastikowe z 2 zamkami,
2) metalowe regały ,
3) termometr i higrometr ( temperatura powinna wynosić odpowiednio 14 - 20OC, a wilgotność 45 - 60%)
4) gaśnicę proszkową
5) odległość półki dolnej od podłogi i górnej od sufitu wynosi około 15 cm.
W archiwum zakładowym nie wolno przechowywać żadnych przedmiotów poza przedmiotami stanowiącymi jego wyposażenie.
7. Zakres działania archiwum
W archiwum zakładowym gromadzi się materiały archiwalne (kat."A") i dokumentację niearchiwalną (kat. "B") wymienioną w punkcie 3.
Do zakresu działania archiwum należy:
1) współpraca z komórkami organizacyjnymi w zakresie opieki nad dokumentacją i odpowiedniego jej przygotowania do przekazania archiwum zakładowemu,
2) przyjmowanie w stanie uporządkowanym materiałów archiwalnych
i dokumentacji niearchiwalnej z poszczególnych komórek organizacyjnych,
3) przechowywanie i zabezpieczanie przejętej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji,
4) udostępnianie akt osobom upoważnionym,
5) przygotowywanie i przekazywanie materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego w Katowicach zgodnie z obowiązującymi terminami,
6) inicjowanie komisyjnego brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz przekazywanie wybrakowanej dokumentacji do ziszczenia uprawnionym do tego celu przedsiębiorcom lub dokonanie zniszczenia dokumentacji we własnym zakresie.
8. Personel archiwum
8.1. Odpowiedzialność
Za całokształt pracy archiwum zakładowego odpowiedzialny jest wyznaczony przez Wójta Gminy pracownik.
8.2. Przygotowanie zawodowe
Pracownik prowadzący archiwum powinien posiadać średnie wykształcenie oraz przeszkolenie w zakresie czynności archiwalnych, odpowiednio udokumentowane.
8.3. Obowiązki
Do podstawowych obowiązków pracownika odpowiedzialnego za archiwum zakładowe należy:
1) prowadzenie prac wymienionych w rozdziale 6,
2) znajomość struktury organizacyjnej urzędu oraz instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego.
9. Przyjmowanie dokumentacji przez archiwum
9.1. Okres przechowywania dokumentacji w komórkach organizacyjnych
Okres przechowywania dokumentacji w komórkach organizacyjnych i na samodzielnych stanowiskach pracy oraz sposób przekazywania jej do archiwum zakładowego określają postanowienia instrukcji kancelaryjnej. Z akt spraw zakończonych, które są nadal potrzebne do bieżących prac, komórka organizacyjna może korzystać na prawach wypożyczenia z archiwum zakładowego.
9.2. Przejmowanie akt z komórek organizacyjnych
Archiwum zakładowe przejmuje akta z poszczególnych komórek organizacyjnych:
1) kompletnymi rocznikami i tylko w stanie uporządkowanym tzn. dokumenty kat. "A" ułożone w teczce wiązanej chronologicznie i przewiązane sznurkiem lub
spięte spinką plastikową, ponumerowane wszystkie strony w prawym
górnym rogu od 1 w dół i ilość stron zapisana pod nazwą teczki, oraz z
usuniętymi metalowymi częściami.
2) na podstawie spisu zdawczo -odbiorczego, sporządzonych w trzech egzemplarzach przez komórkę zdającą dla dokumentacji kat."B", z czego dwa pozostają w archiwum zakładowym, a trzeci egzemplarz otrzymuje komórka zdająca. Spisy zdawczo -odbiorcze sporządza się oddzielnie dla akt kat."A" w czterech egzemplarzach, z czego trzy egzemplarze zostają w archiwum zakładowym, a jeden egzemplarz otrzymuję komórka zdająca akta i jeden egzemplarz otrzymuje AP,
3) dla dokumentacji o kategorii B 50 należy sporządzać odrębny spis,
4) w spisie każda teczka to odrębna pozycja.
10. Przechowywanie i ewidencja akt w archiwum
Do przechowywania akt służą regały oznaczone nazwami komórek
organizacyjnych.
Materiały archiwalne kat."A" przechowuje się w wydzielonym pomieszczeniu.
Archiwum zakładowe rejestruje swoje spisy zdawczo -odbiorcze w wykazie spisów zdawczo -odbiorczych nadając im kolejne numery.
10.1. Środki ewidencyjne
Środkami ewidencyjnymi w archiwum zakładowym są:
1) spisy zdawczo -odbiorcze akt przekazywanych przez komórki organizacyjne (Zał. 1),
2) wykaz spisów zdawczo -odbiorczych (Zał. 2),
3) rejestr wypożyczonych akt komórkom organizacyjnym (Zał. 3),
4) spisy zdawczo -odbiorcze do archiwum państwowego (Zał. 4),
5) protokoły oceny dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę. (Zał. 5),
6) spis dok. niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie (Zał.6)
11. Udostępnianie i korzystanie z akt w archiwum
Udostępnianie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej następuje dla celów służbowych urzędu, na żądanie organów kontrolnych oraz dla celów naukowo -badawczych, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 26.01.1984r. Prawo Prasowe (Dz.U. Nr 5, poz. 24 z późn. zm.), ustawy z dnia 22.01.1999r. o Ochronie informacji niejawnych (Dz.U. Nr 11, poz. 95 z późn. zm.) i ustawę z dnia 29 sierpnia 1997r. o Ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2002r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.). Udostępniane są całe teczki akt, a nie poszczególne dokumenty wyjmowane z teczek.
Korzystanie z zasobu archiwum odbywa się w miejscu i pod nadzorem osoby odpowiedzialnej za archiwum zakładowe.
W miejsce wyjętych akt z regału wkłada się zakładkę, na której należy wpisać datę udostępnienia akt oraz imię i nazwisko osoby wypożyczającej. Korzystający z zasobu ponoszą odpowiedzialność za udostępnione im akta.
W uzasadnionych przypadkach akta mogą być wypożyczone poza lokal archiwum zakładowego wyłącznie za zgodą Wójta Gminy.
W razie stwierdzenia braków lub uszkodzeń zwracanych akt prowadzący archiwum zakładowe sporządza protokół, który podpisuje również wypoży-czający i jego zwierzchnik. Protokół sporządza się w dwóch egzemplarzach, z których jeden załącza się w miejsce zagubionych lub uszkodzonych akt, a drugi przechowuje w specjalnej teczce.
12. Wydzielanie dokumentacji
Pracownik odpowiedzialny za archiwum zakładowe przynajmniej raz w roku dokonuje przeglądu i wydzielenia dokumentacji. Przez wydzielenie należy rozumieć:
1) wyłączenie materiałów archiwalnych (kat."A"), podlegającej przekazaniu
do archiwum państwowego,
2) wydzielenie dokumentacji niearchiwalnej nieprzydatnej, przeznaczonej na
makulaturę,
3) wyłączenie dokumentacji oznaczonej symbolem "BE" przeznaczonej do
ekspertyzy.
12.1. Powoływanie i skład komisji wydzielającej dokumentację
O powziętym zamiarze przystąpienia do wydzielenia akt pracownik archiwum
zawiadamia Wójta Gminy, w celu powołania komisji i ustalenia terminu wydzielenia akt.
W skład komisji wchodzą: bezpośredni zwierzchnik pracownika prowadzącego archiwum zakładowe, przedstawiciele komórek organizacyjnych, których akta podlegają brakowaniu, pracownik odpowiedzialny za archiwum.
12.2. Zadania komisji
Do zadań komisji należy:
1) kwalifikowanie dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia, względnie ustalenia innego okresu jej przechowywania.
Komisja nie może zmienić kwalifikacji materiałów archiwalnych (kat."A"), może natomiast przekwalifikować dokumentację niearchiwalną (kat."B") do kat."A" oraz zmienić termin przechowywania dokumentacji niearchiwalnej,
2) sporządzanie protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej, której czasokres przechowywania upłynął oraz spisu tej dokumentacji.
13. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej
Dokumentacja niearchiwalna podlega brakowaniu po upływie okresu przechowywania określonego w rzeczowym wykazie akt. Akta , których okres przechowywania oznaczony w rzeczowym wykazie akt upłynął należy wydzielić i przechowywać w kolejności wyszczególnienia w spisie dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę.
Komisja sporządza protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę i przedkłada Wójtowi Gminy do akceptacji.
Pracownik prowadzący archiwum zakładowe po uzyskaniu akceptacji Wójta przesyła protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej wraz ze spisem akt przeznaczonych na makulaturę do właściwego terytorialnie Archiwum Państwowego w celu uzyskania zgody.
Po uzyskaniu zgody Dyrektora właściwego Archiwum Państwowego pracownik odpowiedzialny za archiwum zakładowe może dokonać likwidacji dokumentacji
wybrakowanej, odnotowując ten fakt w wykazie spisów zdawczo -odbiorczych.
14. Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego
Materiały archiwalne (akta kat.A) archiwum zakładowe przekazuje do właściwego archiwum państwowego nie później niż po upływie 25 lat od ich wytworzenia na zasadach określonych w rozporządzeniu Ministra Kultury z dnia 16 września 2002r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów do archiwów państwowych (Dz.U. Nr 167, poz. 1375).
Materiały archiwalne przekazuje się właściwemu archiwum państwowemu na podstawie spisów zdawczo -odbiorczych, które sporządza się w trzech egzemplarzach. Spisy podpisuje pracownik archiwum zakładowego, bezpośredni jego zwierzchnik oraz Wójt Gminy. Dwa egzemplarze spisów przesyła się do Archiwum Państwowego. Dyrektor archiwum państwowego określa w porozumieniu z zainteresowaną jednostką termin i miejsce przejęcia materiałów archiwalnych.
Koszty związane z przekazywaniem materiałów archiwalnych do archiwum państwowego oraz ich konserwacją pokrywa się ze środków własnych.
15. Postępowanie z dokumentacją w przypadku likwidacji bądź likwidacji lub reorganizacji komórek bądź jednostki organizacyjnej.
1. W przypadku likwidacji bądź likwidacji i reorganizacji komórki organizacyjnej obowiązuje zabezpieczenie dokumentacji powstałej w toku jej działalności.
2. W przypadku przejęcia części lub całej komórki organizacyjnej przez inną
komórkę organizacyjną należy jej przekazać na podstawie spisu zdawczo -
odbiorczego akta spraw zakończonych. Kopię tego spisu należy przekazać
do archiwum zakładowego. Akta spraw zakończonych przejmuje archiwum
zakładowe.
3. W przypadku likwidacji jednostki organizacyjnej postępowanie z dokumentacją tej jednostki określa § 11 rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych ( Dz. U. Nr 167, poz. 1375).
16. Nadzór nad archiwum
Prawo do kontroli archiwum zakładowego posiadają osoby legitymujące się upoważnieniem do przeprowadzenia kontroli oraz osoby upoważnione przez Wójta Gminy Ożarowice, oraz przedstawiciele Archiwum Państwowego i Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych w Warszawie.
Spis treści:
1. Przedmiot instrukcji.
2. Określenia użyte w instrukcji
3. Podział dokumentacji na kategorie.
4. Terminy przechowywania dokumentacji w archiwum zakładowym.
5. Organizacja archiwum.
6. Lokal archiwum i jego wyposażenie.
7. Zakres działania archiwum.
8. Personel archiwum.
9. Przyjmowanie dokumentacji przez archiwum.
10. Przechowywanie i ewidencja akt w archiwum.
11. Udostępnianie i korzystanie z akt w archiwum.
12. Wydzielanie dokumentacji.
13. Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego.
14. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej.
15. Postępowanie z dokumentacją w przypadku reorganizacji lub likwidacji komórki bądź jednostki organizacyjnej.
16. Nadzór nad archiwum.
17. Załączniki.
Lp. | Rodzaj zmiany | Data aktualizacji | Wytworzono przez | Wprowadzono przez | Akcje |
---|