Zarządzenie Nr 6/2009

Wójta Gminy Ożarowice

z dnia 18 stycznia 2009 roku

w sprawie zmian w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Gminy Ożarowice.

Na podstawie art. 33 ust.2 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz.1591 z późniejszymi zmianami)

zarządzam, co następuje :

§ 1

W Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Gminy Ożarowice nadanym Zarządzeniem Nr 5/2004 roku z dnia 1 marca 2004 roku dokonać następujących zmian :

1. Część IX Regulaminu Organizacyjnego od § 41 do § 45 otrzymuje następujące brzmienie:

Część IX

ZASADY OBSŁUGI INTERESANTÓW ORAZ PRZYJMOWANIA I ZAŁATWIANIA SKARG I WNIOSKÓW

§ 41

1. Naczelną zasadą pracy Urzędu jest uprzejme, sprawne i kompetentne pod względem merytorycznym obsługiwanie interesantów.

2. Wszyscy pracownicy Urzędu w toku wykonywania swych obowiązków służbowych winni umożliwić interesantom realizację ich uprawnień i egzekwować powinności w sposób zgodny z prawem, wykazując należytą troskę o ochronę ich słusznego interesu, a w szczególności:

1) udzielać interesantom informacji o ile nie są chronione prawem niezbędnych przy
załatwianiu danej sprawy i wyjaśniać treść przepisów właściwych ze względu na
przedmiot sprawy,

2) starannie, wnikliwie i bezzwłocznie rozstrzygać sprawy, a gdy nie jest to możliwe ze względu na stopień ich złożoności, określać dokładny termin ich załatwienia w oparciu o obowiązujące przepisy,

3) załatwiać sprawy wg kolejności ich wpływu oraz stopnia pilności,

4) respektować ściśle określone terminy, a w razie obiektywnych przeszkód w ich dotrzymaniu, powiadamiać o przyczynach zwłoki i określać nowy termin załatwienia sprawy,

5) wyczerpująco informować interesantów o stanie załatwienia wniesionych przez nich spraw,

6) informować interesantów o przysługujących im środkach prawnych lub możliwości wniesienia odwołania bądź zaskarżenia niekorzystnych rozstrzygnięć.

§ 42

1. Interesanci przyjmowani są w ramach skarg i wniosków przez Wójta Gminy w poniedziałki od 15⁰⁰ do 17⁰⁰.

2. Kierownicy Referatów oraz pracownicy Urzędu zobowiązani są przyjmować interesantów w ramach skarg i wniosków codziennie w godzinach pracy.

3. Skargi i wnioski złożone telefonicznie lub ustnie przyjmowane są do protokołu zgodnie z ustalonym wzorem stanowiącym załącznik nr 1do niniejszego zarządzenia.

§ 43

1. Wszystkie skargi i wnioski kierowane do Urzędu podlegają wpisowi do rejestru skarg i wniosków prowadzonego przez Sekretarza Gminy.

2. Skargi i wnioski złożone ustnie lub telefonicznie bezpośrednio do pracowników Urzędu podlegają wpisowi do rejestru, o którym mowa w ust. 1.

3. Poszczególne komórki organizacyjne Urzędu, którym przekazano skargę lub wniosek obowiązane są zawiadomić prowadzącego rejestr skarg o sposobie załatwienia sprawy, przekazując oryginał odpowiedzi udzielonej zainteresowanemu.

§ 44

1. Skargi i wnioski, które nie wymagają postępowania wyjaśniającego powinny być rozpatrywane i wyjaśniane niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 1 miesiąca od daty ich otrzymania.

2. W razie nie załatwienia skargi lub wniosku w terminie określonym w pkt. 1 należy o tym powiadomić zainteresowane osoby, podając przyczyny zwłoki i wskazując nowy termin załatwienia sprawy.

3. Skargi i wnioski rozpatruje merytorycznie właściwy pracownik Urzędu, który przygotowuje odpowiedź zawierającą wyczerpujące wyjaśnienia wszystkich istotnych okoliczności sprawy, ustosunkowuje się do wszystkich zarzutów lub propozycji zawartych we wniosku oraz zawiadamia o podjętych działaniach.

4. Całość dokumentacji rozpatrywanej skargi lub wniosku przechowuje Sekretarz Gminy, prowadzący rejestr skarg i wniosków. Pracownik merytoryczny załatwiający sprawę, przechowuje kopię odpowiedzi.

5. Jeżeli skarga lub wniosek dotyczy kilku spraw podlegających rozpatrzeniu przez różnych pracowników merytorycznych, Wójt wyznacza pracownika wiodącego, który po uzyskaniu informacji od innych pracowników przygotowuje projekt odpowiedzi.

§ 45

1. Bieżący nadzór nad organizacją przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków sprawuje Sekretarz Gminy.

2. Kierownicy Referatów oraz pracownicy Urzędu zobowiązani są do wykorzystywania materiałów

zawartych w skargach i wnioskach do ochrony interesów społecznych i słusznych interesów

mieszkańców oraz likwidacji źródeł powstawania skarg.

Załącznik nr 1

PROTOKÓŁ PRZYJĘCIA

skargi - wniosku

w Urzędzie Gminy w Ożarowicach

Pani/Pan ..................................................................................................................................................

zamieszkała/ły...........................................................................................................................................

w dniu................................................................wnosi ustnie do protokołu skargę /wniosek/ interwencję:

..................................................................................................................................................................

..................................................................................................................................................................

...................................................................................................................................................................

...................................................................................................................................................................

...................................................................................................................................................................

...................................................................................................................................................................

...................................................................................................................................................................

...................................................................................................................................................................

...................................................................................................................................................................

Wnoszący skargę /wniosek/ interwencję/ w opisanej sprawie:

· Dołącza następujące załączniki:........................................................................................................

...................................... .............................................................

(podpis przyjmującego) (podpis wnoszącego)

Działania komórki Urzędu prowadzącej sprawę........................................................................................

...................................................................................................................................................................

...................................................................................................................................................................

...................................................................................................................................................................

..................................................................................................................................................................

...................................................................................................................................................................

2. Część IX otrzymuje nowe brzmienie:

"Część X Postanowienia końcowe" .

3. Dotychczasowy § 41 otrzymuje numerację § 46.

§ 2

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.